Projelerden yapılacak Araştırma Amaçlı Seyahat bütçelerinden yapılacak ödemelerde sorun yaşanmaması için dikkat edilmesi gereken hususlar.

TÜM PROJE YÜRÜTÜCÜLERİ VE ARAŞTIRMACILARININ DİKKATİNE,

Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi’nce takibi yapılan projelerde (BAP, TÜBİTAK, TÜSEB) yapılacak araştırma amaçlı seyahatlerde birime teslim edilmesi gereken belgeler ve dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda yer almaktadır. 

1. Yolluk bildirimi bildirim sahibi tarafından hazırlanmalı, personelin görev yaptığı birim amirine onaylatılarak BAP birimine teslim edilmelidir. Örnek yolluk bildirimleri duyuru ekinde yer almaktadır. Bildirim hazırlanması aşamasında karşılaşılan sorunlarla ilgili birimimizden destek alınabilir. 
2. Seyahat tarihinden en az 15 gün önce BAP birimine seyahat talep dilekçesi verilmelidir. Dilekçede,  seyahat gerekçesi, ilgili yerde kalınmak istenen süre, seyahatin hangi araç ile yapılacağı (uçak, otobüs, tren, özel araç vb.), projeden karşılanması talep edilen ödemeler (özel araç yakıt ücreti, araç kiralama, konaklama, otobüs ücreti, gemi geçiş ücreti vb.)  ve tahmini diğer masraflar detaylı olarak izah edilmelidir.
3. Araç kiralama faturalarında aracın kaç günlük kiralandığı yazılmalıdır. Ayrıca adres bölümüne mutlaka proje numarası belirtilmelidir.
4. Akaryakıt fişleri üzerinde kiralanan aracın ya da seyahat edilen aracın plakası yer almalıdır.  
5. Konaklama faturalarında kaç gece ve kaç kişi olarak konaklama yapıldığı yazılmalıdır.  Konaklama yapan kişilerin isimleri fatura üzerinde belirtilmelidir. (Herhangi bir açıklama bulunmayan konaklama faturaları 1 kişi ve 1 gece olarak değerlendirilecektir.) Ayrıca adres bölümünde mutlaka proje numarası belirtilmelidir.
6. Yurt dışı seyahati söz konusu ise, pasaportun ön yüzü ve giriş-çıkış kaşelerinin bulunduğu sayfanın fotokopisi BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmelidir.
7. Uçak ile yapılan seyahatlerde e bilet veya fatura ile biniş kartlarının BAP Birimine teslim edilmesi zorunludur.
8. Projede görevli öğretim elemanları, görev yaptıkları birimden alacakları, proje kapsamında çalışma yapabilmek için ilgili tarihleri kapsayan görevlendirme evrakını birimize teslim etmelidir. Sözkonusu tarihlerde görevlendirmesi olmayan kişilere seyahat ödemesi yapılmaz.