Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimince yürütülen projelerde yapılacak Kongre Amaçlı Seyahat kapsamında hazırlanması gereken belgeler ve geri ödemelerde sıkıntı yaşanmaması için dikkat edilmesi gereken hususlar.

TÜM PROJE YÜRÜTÜCÜLERİ VE ARAŞTIRMACILARININ DİKKATİNE,

                  Bağımsız Araştırma ve Tez (Lisansüstü Tez, Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık, Sanatta Yeterlik) projelerinde, bilimsel çalışmaların yapılabilmesi için proje kapsamında sözlü sunulması koşuluyla (proje ilk bulguları, ara sonuçları veya sonuçları) ve proje bütçesinde yer alması kaydıyla ulusal / uluslararası kongre katılımı ücreti ve bu kapsamda seyahat (uçak, tren, otobüs bileti vs.) ve konaklama giderleri karşılanabilir. 

                 Kongre katılımı talepleri için BAP Projelerinde avans verilememektedir. Kongreye katılım için proje yürütücüsü tarafından verilen harcama talebi doğrultusunda birim tarafından bir onay belgesi hazırlanır ve kongre dönüşü, proje yürütücüsünün vereceği yolluk bildirimi ve teslim edeceği belgeler doğrultusunda ödeme yapılır.

             Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi’nce yürütülen projelerde yapılacak Kongre Amaçlı Seyahat kapsamında hazırlanması gereken belgeler ve geri ödemelerde sıkıntı yaşanmaması için dikkat edilmesi gereken hususlar:

Kongre öncesi talep işlemleri ve birimimize teslim edilecek belgeler;

1. Harcama Talebi: Seyahat tarihinden en az 15 gün önce BAP birimine seyahat talep dilekçesi verilmelidir. Seyahat talebinde, ilgili kongre, sempozyum. vb. toplantı ile ilgili bilgiler, konaklama yapılacak süre, seyahatin ne şekilde yapılacağı (uçak, otobüs, tren vb.),  projeden karşılanması talep edilen ödemeler (konaklama, yolluk (uçak, otobüs, tren, gemi vb.),  Kongre katılım ücreti vb.)  ve tahmini diğer masraflar detaylı olarak izah edilmelidir.
2. Kongre sunum kabul yazısı: Ödeme yapılacak araştırmacının adına düzenlenmiş sözlü sunum kabul yazısı  birimimize sunulmalıdır. 
3. Bildiri özeti: Sunumu yapılacak bildirinin özeti talep ekine eklenmelidir.
4. Görevlendirme: Projede görevli öğretim elemanları, görev yaptıkları birimden alacakları, proje kapsamında kongre vb. bilimsel toplantıya katılabilmek için ilgili tarihleri kapsayan görevlendirme evrakını birimize teslim etmelidir. Sözkonusu tarihlerde görevlendirmesi olmayan kişilere seyahat ödemesi yapılmaz.

Kongreden sonra ödeme işlemleri ve birimimize teslim edilecek belgeler;

1. Konaklama Faturası: Konaklama faturalarında kaç gece ve kaç kişi olarak konaklama yapıldığı yazılmalıdır.  Konaklama yapan kişilerin isimleri fatura üzerinde belirtilmelidir. (Herhangi bir açıklama bulunmayan konaklama faturaları 1 kişi ve 1 gece olarak değerlendirilecektir.) Ayrıca adres bölümünde mutlaka proje numarası belirtilmelidir.                                                                                                                                  
2. Uçak Bileti: Uçak ile yapılan seyahatlerde e-bilet/fatura ile biniş kartlarının BAP Birimine teslim edilmesi zorunludur.
3. Kongre Katılım Bedeli: Kongre Katılım ücreti ödendiğine dair alınacak fatura/makbuzlarda adres bölümünde proje numarası belirtilmelidir.  Ücretin ödendiğine dair banka dekontu fatura/makbuz yerine geçmez.
4. Kongre Kitapçığında sunulan bildirinin fotokopisi: Basılı kongre kitapçığında yer alan yayının çıktısı ödeme aşamasında birimimize teslim edilmelidir. (Projeden yapılacak yayınlarda  “Bu çalışma Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimince Desteklenmiştir. Proje Numarası: ….” ya da “This work was supported by Çanakkale Onsekiz Mart University The Scientific Research Coordination Unit, Project number:….” şekilde veya benzer anlama gelecek ibarenin yazılması zorunludur.) Kongre kitapçığında proje numarası belirtilmeyen bildiriler için ödeme yapılmaz. 
5. Katılım Belgesi: Ödeme aşamasında katılım belgesinin bir kopyası birimimize teslim edilmelidir.
6. Yolluk Bildirimi: Yolluk Bildirimi, seyahati gerçekleştiren araştırmacılar tarafından hazırlanmalıdır.  Ekte boş yolluk bildirim formu ve örnek yolluk bildirimleri bulunmaktadır.
7. Yurt dışı seyahatlerinde; Yurt dışı seyahati söz konusu ise, pasaportun ön yüzü ve giriş-çıkış kaşelerinin bulunduğu sayfanın fotokopisi, diğer belgelerle birlikte  BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmelidir.