Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi
Bilimsel Araştırma Projeleri
Koordinasyon Birimi

ARAŞTIRMA AMAÇLI SEYAHATLER

Projelerden yapılacak Araştırma Amaçlı Seyahat bütçelerinden yapılacak ödemelerde sıkıntı yaşanmaması için dikkat edilmesi gereken hususlar.

TÜM PROJE YÜRÜTÜCÜLERİ VE ARAŞTIRMACILARININ DİKKATİNE,

Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi’nce yürütülen projelerde yapılacak araştırma amaçlı seyahat harcamaları kapsamında hazırlanması gereken belgeler ve geri ödemelerde sıkıntı yaşanmaması için dikkat edilmesi gereken hususlar:

  1. Seyahat tarihinden en az 15 gün önce BAP birimine seyahat talep dilekçesi verilmelidir. Dilekçede,  seyahat gerekçesi, ilgili yerde kalınmak istenen süre, seyahatin hangi araç ile yapılacağı (uçak, otobüs, tren, özel araç vb.), projeden karşılanması talep edilen ödemeler (özel araç yakıt ücreti, araç kiralama, konaklama, otobüs ücreti, gemi geçiş ücreti vb.)  ve tahmini diğer masraflar detaylı olarak izah edilmelidir.
  2. Araç kiralama faturalarında aracın kaç günlük kiralandığı yazılmalıdır. Ayrıca adres bölümüne mutlaka proje numarası belirtilmelidir.
  3. Akaryakıt pompa fişleri üzerinde kiralanan aracın ya da seyahat edilen aracın plakası yer almalıdır.  
  4. Konaklama faturalarında kaç gece ve kaç kişi olarak konaklama yapıldığı yazılmalıdır.  Konaklama yapan kişilerin isimleri fatura üzerinde belirtilmelidir. (Herhangi bir açıklama bulunmayan konaklama faturaları 1 kişi ve 1 gece olarak değerlendirilecektir.) Ayrıca adres bölümünde mutlaka proje numarası belirtilmelidir.
  5. Yurt dışı seyahati söz konusu ise, pasaportun ön yüzü ve giriş-çıkış kaşelerinin bulunduğu sayfanın fotokopisi BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmelidir.
  6. Uçak ile yapılan seyahatlerde e bilet veya fatura ile biniş kartlarının BAP Birimine teslim edilmesi zorunludur.
  7. Projede görevli öğretim elemanları, görev yaptıkları birimden alacakları, proje kapsamında çalışma yapabilmek için ilgili tarihleri kapsayan görevlendirme evrakını birimize teslim etmelidir. Sözkonusu tarihlerde görevlendirmesi olmayan kişilere seyahat ödemesi yapılmaz.
  8. Yolluk Bildirimi, seyahati gerçekleştiren araştırmacılar tarafından hazırlanmalıdır.  Ekte boş yolluk bildirim formu ve örnek yolluk bildirimleri bulunmaktadır. (Yolluk bildirimi doldurulurken, Pompa fişi ya da fatura tutarı ne olursa olsun her 100 km için 6 litre akaryakıt ödemesi yapılmaktadır.  Bu nedenle yolluk bildirimlerinde, özel araç ile yapılan yolculuklarda, gidilen güzergah ve gidiş dönüş tarihleri/saatleri ile ilgili tarihteki güzergah için kaç km yol katedildiği belirtilmelidir.)

Ekler

BAP YOLLUK BİLDİRİMİ.xls
TÜBİTAK YOLLUK BİLDİRİMİ.xls
BAP örnek yolluk bildirimi.xls
tübitak örnek yolluk bildirimi.xls